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Datenschutz- Einsatz von Office 365

Sehr geehrte Damen und Herren,

derzeit wird vielerorts überlegt in der Anwendung auf die Produktreihe Office 365 von Microsoft umzusteigen. Dies wird unter Datenschutzaspekten kontrovers diskutiert.

In einer offiziellen Stellungnahme hat der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit sich nach intensiven Gesprächen mit Microsoft dazu entschlossen, den Einsatz von Office 365 in hessischen Schulen unter bestimmten Voraussetzungen und dem Vorbehalt weiterer Prüfungen zum gegenwärtigen Zeitpunkt zu dulden. Die Einschätzung betrifft die Version ab 1904 (für die Produkte Office 365 ProPlus, Office 365 Online und Office 365 Apps) und der Landesdatenschutzbeauftragte betont, dass Schulen Office 365 einsetzen dürfen, wenn sie die Übermittlung jedweder Art von Diagnosedaten unterbinden.

Zu gegebener Zeit wird der Landesdatenschutzbeauftragte weitere Vorgaben hinsichtlich der Parameter machen, die als Grundlage für die Nutzung der Cloud umzusetzen sind. Dazu wird auch Microsoft Schulen Handlungsanleitungen zur Verfügung stellen.

Allerdings können sich die Schulen, die den Erwerb beabsichtigen, ebenfalls auf die Duldung berufen, aber tragen das finanzielle Risiko, falls die weitere Überprüfung zur Unzulässigkeit des Einsatzes von Office 365 in hessischen Schulen führen sollte.

Was für Schulen gilt, hat möglicherweise auch in anderen Anwendungsgebieten, insbesondere dort, wo sensible Daten (z.B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden, Bedeutung. Deshalb ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt vom Einsatz von Office 365 abzuraten.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr
Thomas Pudelko

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